7.1 Instrumentos de gestión de la información

7.1.1 Registros de activos de información:

7.1.1.a. Nombre o título de la categoría de la información.

7.1.1.b. Descripción del contenido la categoría de información.

7.1.1.c. Idioma.

7.1.1.d. Medio de conservación y/o soporte.

7.1.1.e. Formato.

7.1.1.f. Información publicada o disponible.

7.1.1.g. Enlace a www.datos.gov.co.

7.1.2 Índice de información clasificada y reservada:

7.1.2.a. Nombre o título de la categoría de información.

7.1.2.b. Nombre o título de la información.

7.1.2.c. Idioma.

7.1.2.d. Medio de conservación y/o soporte.

7.1.2.e. Fecha de generación de la información.

7.1.2.f. Nombre del responsable de la producción de la información.

7.1.2.g. Nombre del responsable de la información.

7.1.2.h. Objetivo legítimo de la excepción.

7.1.2.i. Fundamento constitucional o legal.

7.1.2.j. Fundamento jurídico de la excepción.

7.1.2.k. Excepción total o parcial.

7.1.2.l. Plazo de la clasificación o reserva.

7.1.2.m. Enlace a www.datos.gov.co.

7.1.3. Esquema de publicación de la información:

7.1.3.a. Nombre o título de la información.

7.1.3.b. Idioma.

7.1.3.c. Medio de conservación y/o soporte

7.1.3.d. Formato

7.1.3.e. Fecha de generación de la información

7.1.3.f. Frecuencia de actualización.

7.1.3.g. Lugar de consulta.

7.1.3.h. Nombre del responsable de la producción de la información.

7.1.3.i. Nombre del responsable de la información.

7.1.4 Programa de gestión documental:

7.1.4.a. Plan para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, elaborado según lineamientos del Decreto 2609 de 2012, o las normas que lo sustituyan o modifiquen.

Los sujetos obligados de naturaleza privada que no están cobijados por el Decreto 2609 de 2012, o el que lo complemente o sustituya, deben cumplir, en la elaboración del programa de Gestión Documental, como mínimo con lo siguiente: 1. Política de Gestión Documental. 2. Tablas de Retención Documental. 3. Archivo Institucional. 4. Políticas para la gestión de documentos electrónicos (Preservación y custodia digital). 5. Integrarse al Sistema Nacional de Archivos.

7.1.4.b. Aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo (entidades del orden nacional) o la aprobación del Comité Interno de Archivo (entidades del orden territorial).

7.1.5. Tablas de retención documental:

7.1. 5.a. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

7.1.5.b. Adoptadas y actualizadas por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.